בין אם מדובר בעסק ראשון או הרחבת משרד קיים, ישנם דגשים רבים שחשוב לקחת בחשבון כשמסתכלים על משרד להשכרה: החל ממראה המשרד, המיקום שלו, הריהוט אם קיים, העלויות הכוללות שלו ופרמרטים נוספים שיכולים לעזור לנראות של העסק. יזמים רבים שוחכים לקחת בחשבון חלק ניכר מהפרמטרים שלפניך ומגלים זאת רק כשכבר מאוחר מידיי.
למרות פריחת חללי העבודה המשותפים, בעלי מקצועות חופשיים רבים מעדיפים לשכור משרד משלהם, אשר יתאים לצרכיהם, בלי הצורך לחלוק את החלל עם בעלי מקצוע אחרים, שליעיתים קרובות אף מתחרים אחד בשני. למשרד פרטי יש יתרונות רבים, כמו נראות, פרטיות ועצמאות מוחלטת, אך כשמסתכלים על משרדים להשכרה, מחיר ההשכרה יכול לכלול הפתעות רבות וצריך להערך לכולן בהתאם.
אז הנה כמה טיפים שריכזנו עבורכם לבחירת משרד להשכרה:
בחירת משרד להשכרה לפי מיקום גאוגרפי
רוב היזמים בוחרים לצאת לעצמאות בין היתר כדי לשלוט במקום העבודה שלהם. משרדים להשכרה קרובים לבית היזם או איש המקצוע נבחנים ראשונים אך לא תמיד הדבר טוב. גם אם מדובר בבעל מקצוע העובד לבד, יש לקחת בחשבון פגישות עם לקוחות שמגיעים לרוב מחוץ לעיר וצריכים להגיע לפגישה בקלות ובנוחות.
מלבד זאת, מחיר המשרד משתנה לפי המיקום וצריך לקחת זאת בחשבון לפני שבאים לחפש משרד להשכרה, כך שלפעמים יש חיסכון משמעותי בעלויות אם מתרחקים טיפה ממרכז העיר. בנוסף, אם המשרד שלך מעסיק עובדים, צריך לקחת בחשבון את העובדים המגיעים בלי רכב ולמצוא משרד במיקום בעל נגישות תחברותית מלאה, דבר שיקל על מציאת עובדים מתאימים וירחיב את אפשרויות החיפוש, גם אם כרגע המשרד מאוייש לחלוטין.
מה צריך להיות כלול במחיר של משרדים להשכרה?
כמו דירות- גם במשרדים להשכרה ישנם דברים שאפשר לכלול במחיר המשרד. למשרד קיים שעובר דירה אולי יש ריהוט ולכן אין צורך במשרד מרוהט, אך יזם שזאת הפעם הראשונה שהוא שוכר משרד כן יצטרך ריהוט. כדאי לחשוב מראש על איזה ריהוט צריך מלבד שולחנות עבודה. האם יש אזור המתנה? האם יש מטבח מאובזר או שצריך להשקיע כסף נוסף בעיצוב מטבח? האם יש שירותים פרטיים של המשרד או שהשירותים נמצאים במסדרון ומשותפים לכמה עובדים? בנוסף צריך לוודא האם החנייה כלולה במחיר, והאם היא מספיקה לאורחים ולעובדים? כמו בדירות, גם את חשבונות הארנונה והמים צריך לבדוק מראש כדי שלא יהיו הפתעות בחודש הראשון של הכניסה למשרד. אחרי שיש מפת צרכים ברורה למשרד שלך אפשר לקבוע תקציב שיכלול את כל העלויות ולהתחיל לחפש משרד באזור שנבחר.
מציאת משרד להשכרה – מחיר חברת הניהול
גם במשרדים להשכרה ישנם משרדים עם חברות ניהול ומשרדים בלי. האם התוספת במחיר מצדיקה את זה? השיקולים צריכים להיות במטעפת הכוללת של השירותים שחברת הניהול מספקת- האם הם כוללים שירותי ניקיון בלבד או שיש גם שירותים אחרים כמו תיקונים שונים שנכללים בהסכם מולם? מלבד זאת צריך לקחת בחשבון את השירות של חברת הניהול. האם יש זמינות של 24/7 במידת הצורך? האם המענה לפניות מיידי או שצריך לחכות זמן רב עד שתקלות מטופלות? חברת ניהול שנותנת שירות מיידי תהיה חברה שתהפוך את החיים במשרד להרבה יותר טובים. אם המשרד שננעלת עליו נמצא בקומפלקס משרדים גדול, סביר להניח שתהיה תוספת תשלום של חברת ניהול. רוב היזמים לא לוקחים את התוספת הזאת בחשבון בעת בניית התקציב ומופתעים לרעה כשמתגלה תשלום נוסף וגם לא שואלים פרטים על חברת הניהול או השירות שלה, למרות שמדובר בחלק חשוב מחיי היום יום במשרד.
למצוא משרדים להשכרה בעזרת תיווך או לבד?
מציאת משרד להשכרה יכולה להיות מהירה ביותר אם יודעים בדיוק מה מחפשים. אך במקרה שאין חזון ברור למשרד ולצרכים שלו, אולי שווה להסתייע במתווך שמכיר את התחום, בעיקר אם לא השכרת משרד בעבר.
מתווך טוב שמכיר את השכונה יכול לחסוך לך הרבה עלויות במציאת משרד משופץ שעונה לצרכים שלך, שאולי לא היית מגיע למשרד הזה בכוחות עצמך. מלבד זאת, הרבה בעלי נכסים פשוט מוותרים מראש על החיפוש העצמאי של שוכרים ופונים מראש למשרדי תיווך ולכן למרות העלויות הנוספות שווה להשקיע ולהיות בקשר עם מתווך אחד או שניים לפחות, כדי למצוא את המשרד המושלם בשביל העסק שלך.
למצוא משרדים להשכרה לבד
למרות כל היתרונות במציאת משרדים להשכרה עם מתווך, בתור התחלה כדאי להכיר את השטח לבד. לסרוק את לוחות המודעות זאת אופציה אחת אבל אין כמו "ירידה לשטח" כדי למצוא משרדים אשר פשוט תולים מודעות בלוח המודעות בכניסה לבניין, כדי לחסוך לעצמם את עלויות התיווך. לפעמים אפשר למצוא משרדים טובים בדרך הזאת וכך גם להכיר את האזור המיועד.
לסיכום, בחירת משרדים להשכרה צריכה להעשות בהתאם לתקציב ובמגוון של שיקולים כמו מיקום גאוגרפי וסביבה עסקית, אך צריך לקחת בחבשבון את כל הצרכים של המשרד ואולי כן להתפשר על משרד מרוחק יותר אך כזה שמכיל את כל הצרכים שהגדרת בהתחלה ומשרד אשר מתאים לתקציב הכולל שלך, דבר שיעזור לעסק להתנהל בנינוחות רבה יותר.