היו לכם הרבה דילמות האם להפיק כנס מסוים או לוותר עליו? בסופו של דבר החלטתם שאתם משקיעים בכך ומפיקים את הכנס? אם כך, ברור מדוע אתם מחפשים מרכז כנסים שבו תוכלו לקיים את האירוע. כשתתחילו לחפש תגלו מיד: האפשרויות הן כמעט אינסופיות. יש הרבה מאוד מקומות באזור המרכז שיכולים להתאים לכנסים מסוגים שונים. מרגישים שהלכתם לאיבוד ואתם צריכים טיפים בנושא? אספנו לפניכם מספר נקודות שחשוב לקחת בחשבון כדי להגיע אל המקום המושלם לכנס שלכם.
בחרו מרכז כנסים שיתאים לתקציב שלכם
הטעות הקלאסית שהרבה אנשים שמחפשים מרכז כנסים עושים, היא קודם כל לצאת מהבית. הם לא חושבים על שום דבר ומיד הולכים ורואים כל מיני חללי אירועים. עם זאת, חשוב להבין שחיפוש כזה עלול להוביל לבזבוז זמן. אם כן, נשאלת השאלה, ממה בכל זאת כדאי להתחיל? האמת היא, שהדבר הכי חשוב שצריך לקחת בחשבון כשמחפשים מרכז כנסים, זה התקציב. כמה אתם באמת רוצים ויכולים להשקיע בכנס כולו? וכמה, מתוך התקציב שלכם, הולך להשכרת המקום שבו יתקיים הכנס? אם תדעו לענות על השאלות האלה, יהיה לכם כיוון כללי ברור יותר. לצאת ולחפש את המקום המושלם עבורכם עם תקציב ברור – זו הדרך הנכונה. הסיבה לכך ברורה, שכן עם תקציב ברור תוכלו לסנן את מה שלא מתאים. ראיתם פרסום לגבי אולם מקסים אך יקר מידי? אין כל טעם ללכת לראות אותו במציאות. לכן, אם חשוב לכם שהחיפוש יהיה ממוקד, שווה להחליט מראש כמה אתם משקיעים בעניין הזה.
מרכז כנסים בלוקיישן שידהים את האורחים
אם תנסו לחשוב על מוזמני הכנס שלכם, תבינו שהם כנראה היו השנה בלא מעט כנסים אחרים. אם כן, איך בכל זאת אפשר לגרום להם להתרשם מהכנס הספציפי שלכם? ואיך אפשר לגרום להם לא לשכוח את הכנס שאתם מפיקים? הדרך היא, בין היתר, לבחור מרכז כנסים שנמצא בלוקיישן מעולה. אתם יכולים להיות בטוחים שאם תבחרו מרכז כנסים בלוקיישן מרכזי, זה יעשה רושם טוב על המוזמנים. כל מי שיגיע לכנס שלכם ויראה שהשקעתם, מיד יתרשם מכם לטובה. מה שכן, חשוב לעצור ולהבין מה זה לוקיישן מוצלח. האם זה אומר המקום חייב להיות במרכז העיר? או שלוקיישן מוצלח זה משהו אחר? בפועל, כדאי לדעת שלוקיישן מוצלח הוא מקום מרכזי. זה אומר שקל להגיע אליו בתחבורה ציבורית או שיש בקרבתו חניה בשפע. בנוסף, אם תוכלו לשכור מקום שגם נשקף ממנו נוף מרשים, מה טוב. כל הפרטים האלה ביחד יהפכו את הכנס שלכם למרשים יותר, כך שברור מדוע זה כדאי.
בחרו מקום עם עיצוב פנים מושקע
לבסוף, כדי לבחור מרכז כנסים שיתאים לכם, שימו לב גם לעיצוב הפנים שלו. מצד אחד, כדאי יהיה לשים לב לציוד שמחכה במקום. האם יש במרכז הכנסים שלכם טכנולוגיה ברמה גבוהה? האם כל המרצים שידברו בכנס יוכלו לעשות זאת בלי בעיה? האם המושבים שמיועדים לאורחים באמת נוחים? בנוסף, בבואכם לבחור את המקום המתאים, שימו לב גם לעיצוב שלו. איזה רהיטים ממלאים את המקום? והם הקירות צבועים בלבן חלק ושגרתי או שהקירות מהווים אמירה עיצובית בפני עצמה? רצוי לשים לב לעיצוב המקום כי זה חלק ממה שישפיע על האווירה בכנס. אם תשקיעו בכל הפרטים האלה, כולל בתוכנית עצמה של הכנס, צפויה לכם הצלחה גדולה. אל תשכחו לשלב גם אוכל נהדר ומתנות קטנות לאורחים, כי גם אלה יתרמו לחוויה כולה.