רגילים לעבוד במשרד או באופן ספייס בתוך חלל עבודה משותף? אתם לא לבד. חללי עבודה משותפים נכנסו בכל הכוח לחיינו. עבור אנשים רבים וירוס הקורונה (COVID 19) שינה את דרך העבודה ויצר צורך לעבוד מהבית. הסיטואציה יכולה להיות מעיקה, במיוחד אם יש ילדים קטנים בתמונה, כי גם הגנים ובתי הספר סגורים. אז איך בכל זאת מצליחים לעבוד מהבית? הדבר מהווה אתגר רציני, בדיוק בשביל זה אספנו 5 טיפים עבורכם עד שחוזרים לשגרה.
להגדיר חלל עבודה ברור בבית
אמנם המשרד שלכם בבית וזה לא משרד פרטי באחד מאותם חללי עבודה משותפים. זה עדיין שטח שצריך לפנות לעבודה בלבד. ההפרדה צריכה להיות ברורה, אחרת אפשר להישאב בקלות למשימות הבית ולדחות את העבודה. לכן הדבר הראשון שצריך לעשות הוא להגדיר אזור שבו יהיה חלל עבודה. כזה עם סביבת עבודה נוחה ומתאימה לסוג העבודה שלכם.
עד שנחזור לחללי עבודה משותפים – בלי הסחות דעת
לפי מחקרים שונים, הזמן שלוקח לחזור לפרודוקטיביות מלאה אחרי הפרעה הוא 20 דקות. בין אם הפלאפון הסיח את הדעת או אחרי הצצה קצרה בפיד בפייסבוק. כלומר, 20 דקות שבהן אתם לא פרודוקטיביים. לכן עדיף לשים רחוק את הפלאפון ואפילו על מצב שקט. אם מצפים לשיחות דחופות, לבצע אותן ראשונות. במידת האפשר. היום, כשאנשים רבים משתמשים בווצאפ גם בגרסת המחשב, זאת עוד הסחת דעת. לכן עדיף לקבוע בהגדרות מערכת ההפעלה שלכם את השעות בהן יוצגו לכם התראות, ישנן גם מגוון אפליקציות שעוזרות לנהל את הנושא, לדוגמא: Aloha Forest: Stay focused ועוד.
ניהול פרויקטים ומדידת זמנים
קבעו לעצמכם שעות עבודה סדירות במהלך הפעילות היומיומית, יחד עם הצבת יעדים כל יום מחדש וכן, זה כולל גם את ההפסקות אוכל/מתיחות או טיול עם הכלב. ישנם אתרים ואפליקציות המאפשרים לעקוב אחרי זמן העבודה על פרוייקט מסויים, כך שתוכלו לתת לבוס זמן ביצוע מדויק. אתרים נוספים מאפשרים לכם לנהל פרויקטים, לשתף את התוצאות עם אנשים אחרים בצוות ולחלק משימות ביעילות. נחסוך לכם את החיפוש – אפליקציות לאנדרואיד , אפליקציות לאייפוןלא כמו בחללי עבודה משותפים – הבדידות בעבודה מהבית
חברות ופרילנסרים שבוחרים באפשרות של השכרת מתחם עבודה נהנים מיתרון החברה. בכל חלל עבודה משותף יש אזורים פתוחים שאפשר לנהל בהם "שיחות מסדרון", להתרענן וליצור קשרים חשובים. בעבודה מהבית אפשר לקבוע זמנים מסוימים ל"שיחות מסדרון" וירטואליות עם עמיתים לעבודה, דבר שיפחית את תחושת הבדידות, בידוד לא צריך להיות לבד.
יצירת שיתופי פעולה מועילים בעזרת כלים וירטואליים
יתרון נוסף שיש לעבודה מתוך חללי עבודה משותפים היא הקלות שבה ניתן ליצור שיתופי פעולה מועילים. לא פעם עולים רעיונות יצירתיים כתוצאה משיתופי פעולה אלו. אפשר להשתמש בכלים וירטואליים, כמו slack, skype, Zoom, Whatsapp, Telegram, Teamviewer, Teams לשיחות ועידה כדי לדון בשיתופי פעולה עתידיים.
לסיכום, כדי לעבוד מהבית באותה יעילות שבה עבדתם במשרד משותף או בעמדת אופן ספייס, צריך להגדיר מקום מסודר ונוח ולא להיכנע להסחות דעת. ישנם כלים ברשת העוזרים למדידת זמן העבודה, להגדרת פרוייקטים מסוימים והכי חשוב, להבהיר שזה מצב זמני, עד שחוזרים לעבודה מתוך חלל עבודה משותף.